Verplichtingen uitgelegd
De plaatsbeschrijving is een schriftelijke vaststelling van de feitelijke situatie van de woning bij aanvang van de huur. De huurder en verhuurder zijn verplicht om in aanwezigheid van beide partijen en voor gezamenlijke rekening een gedetailleerde plaatsbeschrijving op te stellen. Dat gebeurt het best tijdens de periode dat de ruimtes onbewoond zijn, maar het kan ook nog tijdens de eerste maand van bewoning. De plaatsbeschrijving moet bij het huurcontract worden gevoegd.
Schriftelijke vaststelling :
De voornaamste vorm van de plaatsbeschrijving is een tekst, uiteraard liefst duidelijk en leesbaar uitgetypt. Een collectie foto's is dus geen geldige plaatsbeschrijving, hoewel uiteraard het bijvoegen van foto's in een gedetailleerde plaatsbeschrijving essentieel is.
Feitelijke situatie :
De plaatsbeschrijving geeft een volledig en correcte vertaling van wat er in het eigendom wordt vastgesteld. Het mag uiteraard geen onwaarheden bevatten, dus beide partijen doen best beroep op een neutrale plaatsbeschrijver. Aangezien de bouwtechnische beschrijving van sommige bouw elementen beschreven moet worden, doen beide partijen best beroep op een deskundige plaatsbeschrijver.
Tegensprekenlijk :
De vaststelling van de staat van het eigendom dient opgemaakt in aanwezigheid van beide partijen of hun afgevaardigde. In de praktijk zal de plaatsbeschrijver beide partijen uitnodigen en hen de kans geven om opmerkingen te geven, doch aangezien een serieuse plaatsbeschrijving makkelijk enkele uren in beslag kan nemen, moeten de partijen uiteraard niet de hele tijd aanwezig blijven.
Verplicht :
De verplichting geldt bij woninghuur. De verplichting van het opmaken van de plaatsbeschrijving werd ingevoerd in de woninghuurwet, dus bij een huur van een winkel, kantoor, tweede verblijf of dergelijke geldt deze verplichting niet. Het is uiteraard ook in deze huursituaties dat er duidelijke voordelen zijn verbonden aan het opmaken van een gedetailleerde plaatsbeschrijving.
Voor gezamenlijke rekening :
Meestal wordt de plaatsbeschrijving opgemaakt door één plaatsbeschrijver. De kosten hiervan wordt door de twee partijen elk voor de helft betaald.
Het is ook mogelijk dat elke partij een plaatsbeschrijver aanstelt, en dan betaalt elke partij zijn eigen beschrijving.
Dikwijls zal de verhuurder het initiatief nemen om de plaatsbeschrijving te laten opmaken. Doorgaans betaalt de verhuurder de plaatsbeschrijving eerst zelf voor het volledige bedrag en vraagt dan de helft van de kosten aan de huurder bij de eerste huurbetaling.
Gedetailleerd :
Dit is de belangrijkste onderdeel aangezien de plaatsbeschrijving het belangrijkste middel is om een eventueel gebrek (of het ontbreken ervan) te bewijzen bij het einde van de huur. Algemene clausules in de aard van: “Het goed is in goede staat en goed onderhouden en beide partijen erkennen dit” kan niet meer als een plaatsbeschrijving worden beschouwd.
Wanneer :
De plaatsbeschrijving gebeurt best op het moment dat de huur begint, maar het mag ook een beetje vroeger en of later. Om geen misverstanden te riskeren raden wij aan dat u de plaatsbeschrijving laat opmaken VOOR dat de huurder de woning in trekt, dus voor de verhuis van de nieuwe huurder. Als u daarvoor een andere huurder had, dan moet deze uiteraard wel vertrokken zijn. Indien u tussen de twee huurders herstellingswerken uitvoert, dan moet de beschrijving uiteraard ook na deze werken gebeuren.
Gedateerd en ondertekend :
Een plaatsbeschrijving moet door beide partijen persoonlijk ondertekend worden voor akkoord (uiteraard best na een grondige nalezing).